Wstęp

Idea systemu ewidencjonowania czasu pracy (ang. Timesheet, Billing ) znana jest każdej kancelarii. Wiele z nich posiada programy gromadzące wypracowane godziny. Czym więc proponowane przez nas rozwiązanie różni się od większości obecnych na rynku?

Program, który mamy przyjemność Państwu zaprezentować, to zintegrowany system zarządzania kancelarią. Jest on owocem wieloletniej pracy całego zespołu Net Solutions. Stworzyliśmy go z myślą o kancelariach zarówno rozpoczynających działalność, jak i tych szeroko rozwiniętych.

DYRYGENT-timesheet jest dostosowany do specyficznych potrzeb Państwa kancelarii, bowiem od samego początku pomyślany został jako program dla kancelarii i tworzony był przy ścisłej współpracy z prawnikami. Ważną jego cechą jest możliwość użytkowania systemu bez względu na miejsce pobytu ( na przykład w domu, podczas podróży lub z innego miejsca posiadającego dostęp do internetu).

System doskonale sprawdza się też w firmach audytorskich, architektonicznych, doradztwa podatkowego, konsultingowych czyli wszędzie tam gdzie istotne jest szczegółowe rozliczenie czasu pracy specjalisty.

Funkcjonalność

Czynności – Ewidencja czasu pracy

  • Rejestracja czasu pracy z podziałem na klienta i sprawę
  • Opis czynności o dowolnej lub określonej ilości znaków
  • Informacja w jakim języku wykonać wpis
  • Słowniki standardowych czynności i zwrotów w kilku językach
  • Kontrola poprawności wprowadzonego czasu pracy według założeń Kancelarii
  • Kontrola kolizji wpisów wykonywanych w czasie dnia / Brak kontroli kolizji (do wyboru)
  • Blokada wpisów z datą późniejszą niż 24/48 godzin / Brak blokady wpisów
  • Wyszukiwanie czynności wykonywanych w poprzednich okresach dla różnych klientów
  • Podgląd ilości wypracowanych godzin we wskazanym okresie
  • Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych związanych z czynnością

Administracja – Zarządzanie czasem pracy

System przechowuje wpisy z rozbiciem na ich część wewnętrzną (wpisaną przez pracownika) i część zewnętrzną (opracowywaną przez wspólników i osoby administrujące, widoczną na zestawieniach klienta). Dlatego też raport, który dostaje klient, może się nieznacznie różnić od tego, co wpisuje wykonawca czynności. W związku z tym macie Państwo kontrolę nad treścią raportów przygotowywanych dla klienta.

System umożliwia automatyczne rozliczanie spraw prowadzonych dla klientów w dowolnym schemacie:

  • rozliczanych za godziny (timesheet, billing)
  • rozliczanych za godziny z progami (timesheet progowy, billing progowy)
  • ryczałt za sprawę
  • ryczałt progowy (przekroczenie progu powoduje przejście na stawki timesheet’owe)
  • sprawa na wynik płatna w momencie wykonania pierwszej czynności
  • sprawa na wynik płatna w momencie zakończenia sprawy

​Funkcjonalność modułu:

  • Podział czynności na część zewnętrzną (widoczną dla klienta) i wewnętrzną (widoczną dla pracownika)
  • Blokada edycji czynności dla pracowników
  • Określanie stawek klienta w dowolnej walucie
  • Przeglądanie i edycja czynności wpisanych przez pracowników
  • Grupowanie czynności według pracownika lub klienta
  • Filtrowanie informacji wyświetlanych na ekranie lub raporcie dla następujących danych: część czynności (wewnętrzna, zewnętrzna), koszty dodatkowe, stawki, wykonawcy, czas pracy
  • Wyszukiwanie danych według następujących kryteriów: data początkowa, data końcowa, klient, sprawa, rodzaj czynności, pracownik, status widoczności dla klienta, status sprzedaży, stan rozliczenia, status blokady, słowa kluczowe
  • Wybór waluty, w której drukowany jest raport

Administracja – Wystawianie faktur i innych dokumentów

  • Możliwość wystawienia następujących dokumentów: faktura VAT, faktura korygująca, nota korygująca, nota księgowa obciążeniowa, pro-forma
  • Refakturowanie kosztów dodatkowych i automatyczne generowanie raportów refakturowania
  • Szczegółowe lub ogólne raporty wykonanych czynności, generowane automatycznie do dokumentów sprzedaży
  • Kontrola płatności wykonywanych przez klientów, ewidencja przelewów bankowych, automatyczne generowanie wezwań do zapłaty i etykiet adresowych
  • Automatyczne wyliczanie kwot za usługi prawne podłączone do faktury w dowolnym schemacie (stawki godzinowe stałe i zmienne, wielowariantowe sposoby ryczałtowania)
  • Drukowanie duplikatów dokumentów księgowych
  • Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, rodzaj dokumentu, status rozliczenia, numer dokumentu

Administracja – Koszty Dodatkowe

  • Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych
  • Obsługa różnych stawek VAT
  • Obsługa różnych walut
  • Wskazania na dokumenty, z którymi zostały refakturowane
  • Raportowanie kosztów dodatkowych do formatu PDF
  • Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, sprawa, status rozliczenia, słowo kluczowe

Administracja – Klienci i użytkownicy (STAWKI)

  • Definiowanie stawek z podziałem na klienta, sprawę lub pracownika/grupę pracowników
  • Stawki wewnętrzne i zewnętrzne dla każdej definicji stawek
  • Zasada poziomowej definicji stawek (jeśli stawka nie jest określona w sprawie, sprawdzana jest przez system w bazie danych o kliencie; jeśli i tu brak określenia, przeszukiwane są dane modułu opisu poszczególnego pracownika)
  • Obsługa różnych walut
  • Dwa progi i trzy poziomy stawek przy definicji timesheet progowy (billing progowy)
  • Dowolne definiowanie sposobów rozliczeń spraw w obrębie klienta
  • Dane teleadresowe klienta

Administracja – Raporty i analizy

  • Analiza czasu pracy poszczególnych pracowników z podziałem na klientów i ich sprawy. Możliwość określenia procentowego udziału godzin klienta w godzinach pracownika, procentowego udziału godzin w godzinach kancelarii oraz ilościowego udziału godzin w stosunku do pracownika
  • Analiza czasu pracy klientów kancelarii w rozbiciu na poszczególnych pracowników. Określa procentowy udział godzin klienta w godzinach kancelarii i ilościowy udział godzin klienta w godzinach Kancelarii
  • Analiza opłacalności kancelarii na podstawie sprzedanych i zapłaconych faktur

Co nas wyróżnia?

  • Rozumiemy na czym polega różnica pomiędzy tym co wpiszemy do timesheetu a tym co trafi do klienta.
  • Potrafimy wyliczyć opłacalność klienta, faktury i prawnika.
  • Jesteśmy firmą informatyczną istniejąca na rynku od 2000 roku.
  • Od początku naszej działalności specjalizujemy się w oprogramowaniu timesheet.
  • Czynności  w naszym systemie powiązane są z dokumentami, dzięki czemu możemy w  szybki sposób weryfikować ilość czasu poświęconego na przygotowanie dokumentu.
  • Program powstawał przy ścisłej współpracy z prawnikami, uwzględnialiśmy ich sugestie i potrzeby.
  • Świadczymy usługi wsparcia technicznego na wysokim poziomie z gwarantowanym czasem reakcji już od 3 godzin.
  • Nasi klienci to duże i małe kancelarie które szukają dla siebie rozwiązania które będzie rosło razem z nimi.
  • Dyrygent – timesheet.pl oparty jest o wysokowydajne rozwiązania SQL (dane chronione są i zarządzane przez  serwer bazy danych) umożliwiające wydajne przetwarzanie dużej ilości informacji.
  • Komunikacja z systemem odbywa się poprzez przeglądarkę internetową, szyfrowany protokół HTTPS i certyfikaty uwierzytelniające.
  • Praca z systemem możliwa jest z dowolnego miejsca na świecie posiadającego dostęp do internetu.
  • Platforma na której pracuje system jest Open Source tzn. ze nie są wymagane żadne dodatkowe nakłady finansowe na jej zakup.

Cennik

Cennik i warunki licencji

Cena licencji jest uzależniona od liczby aktywnych użytkowników wykonujących wpisy do modułu ewidencji czasu pracy (timesheet) w okresie miesiąca kalendarzowego.

Minimalna liczba licencji to 5 sztuk.

Licencja miesięczna na czas określony (najczęściej wybierana)

Opłata licencyjna wnoszona jest każdego miesiąca i przedłuża ważność licencji o kolejny miesiąc.

Wsparcie techniczne i aktualizacje dostępne są tak długo jak wnoszona jest opłata licencyjna

 

80 zł netto za każdego aktywnego użytkownika miesięcznie

Licencja na czas nieokreślony

Opłata licencyjna wnoszona jest jednorazowo i umożliwia korzystanie z programu przez dowolny okres. Wsparcie techniczne i aktualizacje dostępne są przez okres 24 miesięcy

Opłata licencyjna stanowi równowartość 24 opłat  licencji miesięcznych uwzględniających ilość aktywnych użytkowników i ilość modułów.

Po upływie 24 miesięcy istnieje możliwość wykupienia wsparcia technicznego i aktualizacji systemu w cenie 50% wartości licencji początkowej.

Przykładowa cena licencji na czas nieokreślony systemu  z modułami timesheet (billing) wraz z zarządzaniem czasem pracy, fakturowaniem i raportami dla  1-5 użytkowników.​

24 * 400 zł netto = 9 600 zł netto (licencja na czas nieokreślony, wsparcie techniczne  i aktualizacje 24 miesiące)​

Po upływie 24 miesięcy istnieje możliwość wykupienia wsparcia technicznego i aktualizacji za 50% wartości licencji na następne 24 miesiące.​

24 * 400 zł netto * 50% = 4 800 zł (wsparcie techniczne  i aktualizacje 24 miesiące)

 

Kontakt

Admin4Cloud Banach  Poland S.K.A.

ul. Antoniego Fontany 12/57

01-885 Warszawa

telefon: ​(+48) 22 308 60 90

​e-mail: [email protected]