Czynności – Ewidencja czasu pracy
- Rejestracja czasu pracy z podziałem na klienta i sprawę
- Opis czynności o dowolnej lub określonej ilości znaków
- Informacja w jakim języku wykonać wpis
- Słowniki standardowych czynności i zwrotów w kilku językach
- Kontrola poprawności wprowadzonego czasu pracy według założeń Kancelarii
- Kontrola kolizji wpisów wykonywanych w czasie dnia / Brak kontroli kolizji (do wyboru)
- Blokada wpisów z datą późniejszą niż 24/48 godzin / Brak blokady wpisów
- Wyszukiwanie czynności wykonywanych w poprzednich okresach dla różnych klientów
- Podgląd ilości wypracowanych godzin we wskazanym okresie
- Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych związanych z czynnością
Administracja – Zarządzanie czasem pracy
System przechowuje wpisy z rozbiciem na ich część wewnętrzną (wpisaną przez pracownika) i część zewnętrzną (opracowywaną przez wspólników i osoby administrujące, widoczną na zestawieniach klienta). Dlatego też raport, który dostaje klient, może się nieznacznie różnić od tego, co wpisuje wykonawca czynności. W związku z tym macie Państwo kontrolę nad treścią raportów przygotowywanych dla klienta.
System umożliwia automatyczne rozliczanie spraw prowadzonych dla klientów w dowolnym schemacie:
- rozliczanych za godziny (timesheet, billing)
- rozliczanych za godziny z progami (timesheet progowy, billing progowy)
- ryczałt za sprawę
- ryczałt progowy (przekroczenie progu powoduje przejście na stawki timesheet’owe)
- sprawa na wynik płatna w momencie wykonania pierwszej czynności
- sprawa na wynik płatna w momencie zakończenia sprawy
Funkcjonalność modułu:
- Podział czynności na część zewnętrzną (widoczną dla klienta) i wewnętrzną (widoczną dla pracownika)
- Blokada edycji czynności dla pracowników
- Określanie stawek klienta w dowolnej walucie
- Przeglądanie i edycja czynności wpisanych przez pracowników
- Grupowanie czynności według pracownika lub klienta
- Filtrowanie informacji wyświetlanych na ekranie lub raporcie dla następujących danych: część czynności (wewnętrzna, zewnętrzna), koszty dodatkowe, stawki, wykonawcy, czas pracy
- Wyszukiwanie danych według następujących kryteriów: data początkowa, data końcowa, klient, sprawa, rodzaj czynności, pracownik, status widoczności dla klienta, status sprzedaży, stan rozliczenia, status blokady, słowa kluczowe
- Wybór waluty, w której drukowany jest raport
Administracja – Wystawianie faktur i innych dokumentów
- Możliwość wystawienia następujących dokumentów: faktura VAT, faktura korygująca, nota korygująca, nota księgowa obciążeniowa, pro-forma
- Refakturowanie kosztów dodatkowych i automatyczne generowanie raportów refakturowania
- Szczegółowe lub ogólne raporty wykonanych czynności, generowane automatycznie do dokumentów sprzedaży
- Kontrola płatności wykonywanych przez klientów, ewidencja przelewów bankowych, automatyczne generowanie wezwań do zapłaty i etykiet adresowych
- Automatyczne wyliczanie kwot za usługi prawne podłączone do faktury w dowolnym schemacie (stawki godzinowe stałe i zmienne, wielowariantowe sposoby ryczałtowania)
- Drukowanie duplikatów dokumentów księgowych
- Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, rodzaj dokumentu, status rozliczenia, numer dokumentu
Administracja – Koszty Dodatkowe
- Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych
- Obsługa różnych stawek VAT
- Obsługa różnych walut
- Wskazania na dokumenty, z którymi zostały refakturowane
- Raportowanie kosztów dodatkowych do formatu PDF
- Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, sprawa, status rozliczenia, słowo kluczowe
Administracja – Klienci i użytkownicy (STAWKI)
- Definiowanie stawek z podziałem na klienta, sprawę lub pracownika/grupę pracowników
- Stawki wewnętrzne i zewnętrzne dla każdej definicji stawek
- Zasada poziomowej definicji stawek (jeśli stawka nie jest określona w sprawie, sprawdzana jest przez system w bazie danych o kliencie; jeśli i tu brak określenia, przeszukiwane są dane modułu opisu poszczególnego pracownika)
- Obsługa różnych walut
- Dwa progi i trzy poziomy stawek przy definicji timesheet progowy (billing progowy)
- Dowolne definiowanie sposobów rozliczeń spraw w obrębie klienta
- Dane teleadresowe klienta
Administracja – Raporty i analizy
- Analiza czasu pracy poszczególnych pracowników z podziałem na klientów i ich sprawy. Możliwość określenia procentowego udziału godzin klienta w godzinach pracownika, procentowego udziału godzin w godzinach kancelarii oraz ilościowego udziału godzin w stosunku do pracownika
- Analiza czasu pracy klientów kancelarii w rozbiciu na poszczególnych pracowników. Określa procentowy udział godzin klienta w godzinach kancelarii i ilościowy udział godzin klienta w godzinach Kancelarii
- Analiza opłacalności kancelarii na podstawie sprzedanych i zapłaconych faktur